閒聊 PIM/GTD

PIM: Personal Information Manager
GTD: Getting Things Done

* 紙筆
在很久以前一個遙遠的銀河系(又來了)…就是那個只有紙筆的時代,記不記得我們都怎麼處理個人資訊?我們會在上衣口袋放本小冊子,隨手記些東西;我們會有一本磁鐵電話簿,裏頭塗了又改,一直用到沒地方寫了,換另外一本,重新把電話簿再騰一次;然後我們書桌上會擺著小月曆,筆記本裏面會有可能也是改來改去的各種計畫。雖然有時候覺得有點麻煩,可是倒也沒覺得有什麼不對的,畢竟自古以來大家一直都是這樣記事的不是嗎?


* 電子記事本
大約是1991年的時候,我買了一台CASIO的電子記事本。當時覺得很不錯,這和CASIO早期的DATABANK電話簿手錶不一樣,他可以輸入中文,好極了!電話簿電子化之後不用塗塗改改,也再也不需要重騰;行事曆時間到了會有鬧鈴提醒,真是方便。
看起來好像解決了很多事情,而且好先進 — 一直到他第一次沒電。所有資料都不見了!資料會不見遠比資料需要重騰要可怕的多啊,於是我把這台電子記事本冰起來,再也不用了。

* 萬用手冊
接下來我找到的解決方案是當時很流行的萬用手冊。萬用手冊最厲害的地方就是,他是活頁簿。內頁可以拆下、替換,就解決了不少問題。至少可以一直加內頁,電話簿不用怕寫滿,修改太多的部份,頂多就是把那一頁拿下來,重騰那一頁就好了。
萬用手冊使用起來很靈活,前面可能是行事曆,中間可能是一些記事,端看你怎麼安排使用。我開始覺得行事管理應該是一門學問,是不是會有人在想著怎樣利用這工具是最好的呢?
萬用手冊我大概用了七、八年,說起來倒也不覺得有什麼不滿的地方。後來連身上放的小冊子都換成了迷你活頁簿,活頁實在是太方便了。

* PDA : Windows CE
後來開始流行PDA: Personal Digital Assistant,個人數位助理。啊,應該算不上是流行啦,還不到普及的那種程度,聽說國外很多人在用就是了。
我買了一台Windows CE的PDA,Leo FreeStyle (型號E多少我忘了),記得是第一台原生中文PDA吧?這玩意還挺新奇的,在上面試著作一些紙筆作不到的事情,像是可以錄音、可以把電話簿的號碼用DTMF音頻直接撥電話。或是試著作一些原本紙筆應該就要作的到的事情,例如用觸控筆在上面畫圖….。
這玩意算起來新奇的成份大於實用的成份,問題不少,像是速度太慢、續航力不足之類的,終究還是沒能取代我的萬用手冊。

* PDA: Palm OS / DateBk & Agendus
我又買了一台使用Palm OS的TRGpro。當於市面上可選擇的PDA變多了,像一樣是Palm OS的Sony Clie、使用Winodws CE(還是已改名為pocket pc?)看起來很誘人的Casio Cassiopeia系列之類的。可是我覺得PDA嘛,還是實用比較重要,特別是續航力,所以還是選了TRGpro。
這時候的PDA在PIM的功能已大致底定,也就是離不開:行事曆(Calendar,或稱Datebook)、待辦事項(Todos,或稱Tasks)、連絡人(Contacts)和記事(Memo)這四項,也就是所謂的”四大天王”。回想起來,這不就是用萬用手冊時最常作的一些事嗎? :p
Palm OS本身內建的四大天王倒也沒有什麼特別之處,但他有其它強大的行事曆軟體可以使用,例如DateBk和Agendus。這類軟體把四大天王整合在一起,讓資料之間能夠互相連結。仔細想想,Todos和Calendar本質上有什麼不同?我們在處理待辦事項的時候很單純,”一定會在某一時間發生的”我們會把他記到Calendar,例如x月x日x點有個xxx會議,x月x日x點要看電影。想作但沒有特定時間的我們會寫到Todos,例如”整理CD”、”去買書”;這中間會有個模糊的地方,像是有到期日(Due date)的項目例如的”繳電話費”,你不一定要什麼時候去作,但一定要在期限前完成,這你可以安排時間去作,但是有可能那個時間你不一定會作他,又會把他順延。當資料能夠互相連結,有Due date的todos,就會出現在Calendar上,todos和calendar不再像以往是兩個不相干的東西。只要看Calendar就知道現在該作些什麼事,而且萬一todos來不及完成,時間往後順延也很容易操作。Contack和memo也很容易能夠附上,不過這倒是其次了。
現在看起來這些好像很基本,不過這種基本的事其實到現在都還不是作的很好,這後面慢慢再說吧。

* PDA: Sharp Zaurus / 資料同步(Sync)
Zaurus這台Linux系統的PDA我超愛的 — 雖然他一樣超耗電、又超慢,這問題不是回到原點了嗎?不過沒辦法,我太愛這台的設計了,所以TRGpro只好退役,處理PIM這件事又有了些變化,特別是資料的同步(Sync)上面。
說到資料同步,最早的時候我在公司的電腦上裝了一個硬碟抽取盒,每天上班開機之前先把硬碟裝進去,開機第一件事情就是用fileSync這個軟體,作資料同步。下班用家裏的電腦之前,再跟家裏的電腦同步一次。
Zaurus因為是Linux的系統,很容易就可以連上網芳。在公司電腦、家裏電腦、和PDA都弄一個同步的資料夾,一些記事項目或是較小的檔案就能在每個裝置上保持同步。
這大概是2000年初的事,當時手機上網還不普及,PDA只能在Wi-Fi環境才有辦法同步。所以有時像要出門買東西,像是要跑好幾家店的地址、或是在PC打好電腦零件的excel表,從Wi-Fi Sync到PDA的同步資料夾上,出門後就靠PDA了。
Sync這件事有個討厭的地方,就是多方同步的時候很容易出現衝突的情況。所以更好的方法應該是,直接改雲端上面的資料。所以後來網路速度變快一點的時候,我就不作同步了。反正家裏一台server總是固定開著,直接連VPN,檔案都從家裏的Server上開來用就好。

* Nokia S60 / Google Calendar
Zaurus被我用掛之後想再買一台PDA來用,可是已經買不到PDA這種東西了。因為這時候智慧型手機流行起來啦!想當年大家還覺得用PDA手機”拿著磚頭講電話”有點奇怪,可是現在磚頭變小顆,大家都比較能接受了。
S60對我來說最方便的地方,是可以跟Google Calendar同步。修改行事曆變的更方便了,直接改Google Canlendar,手機上自己就會出現。行事曆和提醒對於我這種腦袋記不住事情的人是很重要滴,我把公司outlook的行事曆也同步到Google Calendar上,所有大小事都看手機行事曆就行了。
我一連用了幾隻S60的手機,一直到Android出現…。

* Android / Google Calendar & Tasks & Contacts
我大概是那種老古板,本來很堅持手機一定要有實體按鍵的,這樣打電話比較方便嘛!不用看畫面就能撥號了啊。不過在稍微試了一下Android的手機之後,S60馬上就退休了。因為Android跟Google的整合又更好,這下連電話簿都放google上面,好用極了。至於有實體按鍵比較方便這件事……..反正我又不太打電話!(?)
不過在用了兩隻Android手機之後,我開始想念起當年在Palm用DateBk的時候,每件事都有條有理的那種感覺。用了好幾年的Google Calendar,仔細想想,在資料同步方面是進步多了,不過在PIM的處理上面,是不是反而不如十年前用的DateBk呢?雲端這件事是很不錯,可是Client端的軟體也很重要啊。
Google的問題大概是服務的類型作的太多,可能也沒有人力把每樣東西都好好發展下去。很多東西都作個半調子,大概就是永遠的beta那種感覺。
我一直都很不滿Google Tasks不能和Calendar整合 — 就像是在DateBk上面的那種用法。現在網頁版的Google Calendar是可以導入Tasks作為行事曆的一部份,待辦事項上只要有設Due day就會出現在行事曆上,但是在Android手機上Google Tasks像一是個不存在的東西一樣,手機不會同步Google Task,就算安裝第三方的Calendar軟體,也沒有Tasks的資料可以抓來用,更難作Calendar與Tasks的整合。除非Calendar軟體還要自己提供Google tasks背景同步的功能。
Android手機上面Calendar的提醒也遠比Nokia上的糟糕,怎麼有種越用越回去了的感覺呢?Nokia雖然這幾年一直挨打,可是他手機功能的設計確實是很有一套啊。

* iPad / 多平台同步與檔案格式
世界上出現平板電腦這種東西之後,路上開始會看到有人拿著更大的磚頭打電話。嘿,這算是復古嗎?
iPad對我的影響,大概是讓我半放棄家裏的那朵雲,開始用iCould / Evernote / Dropbox / SkyDrive這些東西。沒辦法,我一直以來用的VPN/網芳在iOS上面行不通啊。
iPad螢幕大,可以作一些手機上不容易作的事,像是拿來看筆記、或是開會的時候作些記錄之類的。輸入的效率還是比不上PC/Notebook,所以還是以看資料為主,編輯方面就只要能應急就好。

如果要放棄家裏的雲,那我比較喜歡用Dropbox這類的方式,反正不管是PC、notebook或iPad,檔案都透過Dropbox同步,就像我原本用的VPN/網芳的方法一樣,只差那朵雲不是我自己養的。這時候跨平台的檔案格式就變的重要了,千萬不能弄一些只有在某個平台才能開啟的檔案出來。

拿記事/作筆記這件事來講好了,一直以來我都是用txt檔作為主要的記事格式,因為txt再陽春不過,絕對不會有相容性的問題;但內容就很受限了,如果能有表格、或是文字標個螢光色之類的簡單格式,就會好的很多。
什麼格式好呢?doc太肥了,pdf編輯困難,html/mht很好,可是一直都不是主流的文件格式,也少有像樣的編輯器。就算是web-based編輯器,還是有不少問題,而且我也不想往web-based方向走,沒網路可用的時候可就麻煩了。

近來流行的Evernote還挺好用的,內建的編輯器還可以,起碼可以作一些表格、格式之類的,複製/貼上網頁資料也都能保留格式。最主要是Evernote對於各平台的client端都很用心在作,功能不會相差太多,也難怪他會紅了。不過我不喜歡他的一點是,他並不是用檔案系統,而是把所有東西都放進Evernote裏面。這樣在資料分類上就有些麻煩,例如某個目錄原本有大量的pdf文件、和一些自己作的筆記。筆記改用Evernote寫是沒什麼問題,但那一大堆文件呢?也要丟進Evernote變成附件嗎?我並不想讓Evernote變成CMS系統啊,檔案管理的事還是用目錄來分類就好了吧?

Office裏面的OneNote似乎挺適合,PC端編輯比Evernote來的強,而且他作出來的是檔案,可以跟檔案系統配合著用。不過呢,現在OneNote對於資料同步這件事遠比不上Evernote。微軟給iOS作的OneNote只能和自家的SkyDrive作半調子同步,編輯/顯示功能也是半殘廢的狀態。如果有理想的第三方軟體支援OneNote的檔案格式,再配合DropBox來使用,可能會理想的多。

* DateBk / Agendus 和 其它
DateBk 其實到現在都還活著,新軟體改名叫作Pimlical,PC/Andorid都有支援,但iOS好像沒有。可以和Google calendar同步,但Todo方面用的並不是google tasks,似乎是用Calendar加上tag的方式來處理。
Agendus也還在,PC上可和Outlook整合,iOS上面也有Client軟體,但是Android/Google方面就不太行了。
我想也許是因為被Google綁住,才會卡在半調子PIM的問題上?一直用Google不外乎是覺得這服務比較不會倒(其實因為是不用錢吧 :p),但task的問題還是很頭大
如果改用其它服務,或是有更好的client或許可以解決,例如Pocket Informant、Toodled或Calengoo?

* 總而言之
就只是隨便亂聊,沒什麼總而言之啊~

在 “閒聊 PIM/GTD” 有 2 則留言

  1. 我目前在iPhone上用的是這個App: 2Do: Tasks Done in Style
    還算順手
    不過還是很懷念用m505 + DataBk的年代,最少一週對PDA充電一次就夠了!

    Gmail衍生出來的 Contact, Calendar整合性都不錯

  2. 2Do我有聽說,好像只是負責同步tasks?

    我在Android上試了一下Calengoo (因為看在他也有iOS的版本)
    他本身是個日曆軟體,然後會去把Google Tasks sync下來
    然後整合到自己的日曆上
    有個類似dateBk的設定可以調,就是讓沒完成的過期task一直在今天顯示
    這就挺不錯的

    還好現在Google網頁版的calendar可以把有due date的task顯示在日曆上
    不然PC上用就慘了
    不過沒完全的過期項目他不會特別處理就是…

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